En diverses ocasions t’hem parlat dels beneficis de l’organització. De fet, com t’explicàvem en la nostra campanya “Ordre & felicitat“, una vida ordenada i organitzada és una vida més eficaç i productiva, una premissa que fàcilment podem aplicar també a la nostra vida professional, ja que organitzar-nos repercutirà també en el nostre rendiment.
Per organitzar el nostre temps i en general el nostre dia a dia, les agendes han estat les que més fàcil ens ho han posat. Són un element (com també ho és el calendari) que ha anat lligat a l’home d’ençà que aquest comences a mesurar el temps.
No volem viure sense elles
L’agenda és un dels productes d’oficina més habituals i més demandats. Normalment, quan una empresa, per exemple, realitza les comandes a Carlin Andorra del seu material d’oficina anual, entre aquest material sempre s’hi troben les agendes per als seus directius o treballadors. Estan lligades a la nostra vida diària.
Però tenir una agenda (i utilitzar-la correctament) és un hàbit que es construeix a poc a poc amb voluntat i que et donarà avantatges pel que fa a la teva productivitat respecte a persones més desordenades amb el temps. És hora d’exercir un control sobre l’administració d’un dels nostres béns més preuats: el nostre temps.
Evidentment, a l’hora de triar-la, sigui per a la feina com per a ús personal, s’haurà de tenir en compte la funcionalitat que li voldrem donar, perquè n’hi ha per tots els gustos: si ens agrada portar-la sempre a la bossa perquè viatgem molt o simplement perquè la necessitem dur amb nosaltres en tot moment, haurem de decantar-nos per models més petits, com els de la setmana a la vista, que al comptar amb menys pàgines són menys pesades i fàcils de portar amunt i avall. Si, contràriament, desenvolupem la nostra feina sense sortir molt de l’oficina, la mida i el pes no serà tan important i podrem optar per les de dia per pàgina, que ens permeten anotar moltíssimes més coses.
Des de sempre ha existit l’agenda amb forma de llibre o llibreta, a través de la qual les persones hem anat escrivint les notes o marcant les nostres dates amb motiu d’una activitat, reunió, cita amb el metge, dates importants, trucades o gestions a fer, etc. Avui en dia, però, les agendes digitals estan guanyant molts adeptes, tot i que la majoria dels amants d’aquest producte continuen optant per la versió paper. I és que encara ens apassiona escriure a les seves pàgines!
Com organitzar l’agenda de la millor manera i estalviar temps
Sigui en format paper o digital, hi ha una sèrie de tips o consells que t’ajudaran a treure-li el màxim profit:
- Escull un moment al dia per a revisar-la i actualitzar-la. Tria el moment que millor et funcioni segons les teves preferències. L’ideal és que sempre sigui el mateix moment o hora, així esdevindrà un hàbit.
- Les agendes acostumen a tenir una zona amb un calendari de tot el mes. Utilitza aquest per anotar-hi aniversaris o esdeveniments importants.
- Utilitza bolígrafs de colors diferents per a cada tipus d’activitats: personal, treball, família, diners, compres, aficions… Amb un sol cop d’ull podrem saber quin tipus de tasques tenim durant el dia. En el format digital, és ben fàcil canviar els colors!
- Col·loca les tasques en ordre de preferència o importància i estableix horaris. Si ets més productiu/iva al matí, posa’t les coses més feixugues en aquest horari. D’aquesta manera, serà més senzill anar traient-nos tasques de sobre.
- És molt útil agrupar per tasques. Posa en el mateix grup tasques similars (si s’han de fer comandes per a l’empresa, fer-les totes agrupades al mateix temps i així ja les acabem totes).
- No et passis amb les tasques. Posa’t en aquell dia concret les que consideres que podràs assumir. Sigues realista!
- Per això, pot ser útil apuntar què ens ocupa fer cada activitat. Quan tinguis pràctica i tinguis clar quant de temps destines a cada tasca, planificaràs molt més ràpid.
- Utilitza Post-its per aquelles notes molt importants. A la botiga en tens de moltes mides, formes i colors i van bé per destacar una cita important dins del nostre dia.
- Poden sortir imprevistos. Fes que la teva agenda sigui flexible i no t’atabalis amb els imprevistos; deixa’ls un petit foradet en el dia a dia de l’agenda.
- Escull la teva agenda ideal. A Carlin Andorra en tens per a tots els gustos: dia per pàgina, setmana a la vista, amb llistat de tasques, espai per a notes, planificador de viatges…
Time Blocking
Has sentit mai a parlar del Time Blocking? De fet, és una tècnica que et pot servir tant si utilitzes agenda de paper com digital. Com el seu nom anglosaxó indica, es tracta de bloquejar porcions de temps.
Com si es tractés de l’horari que teníem a l’escola (on hi havia totes les matèries assignades: dilluns matí, tocava matemàtiques, català i ciències naturals, per exemple), el Time Blocking és una tècnica de productivitat que consisteix a planificar el dia a l’avança i reservar determinats blocs de temps per fer tasques específiques.
Et posem un exemple: si tu tens una llista gran de tasques, el que faràs serà decidir quan faràs aquestes tasques en el teu calendari setmanal, assignant-los-hi un temps. És a dir, posaràs en el teu calendari que els dimarts d’11 a 13 hores es faran les comandes de material de tota la setmana. I així, amb tot i sempre agrupant tasques del mateix tipus. Tindràs al final un calendari setmanal amb totes les tasques assignades en dies i temps. Has de tenir en compte que si no està en el teu calendari, no ho faràs, ja que no li has posat data. El que no està a la teva planificació, no existeix!
Aquest mètode et permet major organització, no deixar-se cap tasca pendent per fer i que siguis més conscient del temps que hi dediques a cada cosa. Pots elaborar el teu calendari a la teva agenda de paper, o digitalment amb Google Calendar, per exemple. Això sí, s’ha de ser realista: quan escriguis el temps que utilitzaràs per a cada tasca és recomanable que deixis un cert marge per poder realitzar-la amb soltesa. Si calcules que una tasca et portarà 20 minuts, posa-li 30. Si et sobre el temps, perfecte, podràs destinar-lo a una altra tasca. Comencem a organitzar-nos?
Comments are closed.